Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä: Hengen uudistus kirkossamme ry 1073571-3

​

toimisto@hengenuudistus.fi

Yhteyshenkilö: Johanna Sandberg, Yhteisöinspiraattori 050 5757 600

 

ASIAKASREKISTERI

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään yhdistyksemme jäsenten, yhdistyksemme tapahtumiin osallistuneiden henkilöiden, yhdistyksen työntekijöiden lähettäjärenkaisiin, tiedotuslistoille ja Spirit-verkostoon kuuluvien, Spirit-kumppanien sekä nykyisten ja entisten yksityislahjoittajien ja lahjoittajaorganisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on

 

1. yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja jäsensuhteiden hoitaminen;

2. lahjoittajien tietojen oikea ja ajantasainen hallinto, yhteydenpito lahjoittajiin mm. lahjoituksista kiittämiseen ja  lahjoitusvarojen käytöstä tiedottamiseen sekä lahjoittajarekisterin ylläpito ja kehittäminen;

3. asiakassuhteen hoitaminen muihin rekisteröityihin (ks. edellinen kohta) mm. tiedotuksen ja varainhankinnan kautta.

4. Osallistumismahdollisuuksien tarjoaminen yhdistyksen näkyyn sitoutuneille henkilöille.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu

 

1. Suostumukseen  (henkilöt ovat antaneet itse tietonsa) sekä

 

1. Lainsäädäntöön

1. Yhdistyslakiin,

2. Kirjanpitolakiin,

3. Rahankeräyslakiin tilitysvelvollisuuden täyttämiseksi ja

4. Rahankeräyslakiin kuuluvan tietojensaantioikeuden ja valvonnan järjestämiseksi niiltä osin kuin lahjoitukset tehdään tilinsiirtoa hyväksikäyttäen

 

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ovat:

• Nimi

• Postiosoite

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Rekisteröidyn vapaaehtoisesti ilmoittama kotiseurakunta / hengellinen yhteisö

• Työtehtäviensä perusteella (esim. Spirit-yhteisöjohtajat ja seurakuntien yhteyshenkilöt) rekisteröityjen työnantajaseuraukunta

 

Yhdistyksen jäsenten osalta käsitellään myös jäsenyyteen liittyviä tietoja. Näitä ovat:

• Liittymisvuosi

• Jäsenmaksuun liittyvät laskutus- ja maksutiedot

 

Lahjoittajilta kerätään myös lahjoitusten käsittelyyn liittyviä tietoja. Näitä ovat:

• Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite

• Lahjoitusten ajankohta, määrä ja kohde

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä pankin ja muiden maksunvälittäjien välittämistä tiedoista. Osoitetietoja voidaan myös päivittää Postin tietokannasta.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu

pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat

salattu. Ulkopuolisten käsittelijöiden (kuten kirjanpitäjä ja henkilörekisterin ylläpitäjä) kanssa on laadittu sopimukset, jotka ohjeistavat tietojen käsittelyyn ja salassapitoon.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötiedot

voidaan luovuttaa rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä yhdistyslain vaatimien velvollisuuksien täyttämisen vaatiman ajan. Muita asiakastietoja säilytetään, kunnes asiakkuus (jäsenyys lähettäjärenkaassa, Spirit-verkostossa tai muulla tiedotuslistalla) päättyy. Tapahtumaosallistujien tietoja voidaan säilyttää vuosi tapahtuman jälkeen.

 

Lahjoittajatiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on säännöllinen lahjoittaja. Lahjoituksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan viimeisestä lahjoituksesta tai niin kauan, kun lahjoittaja kuuluu johonkin toiseen Hengen uudistuksen rekisteriin. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

 

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä varainkeruu- ja tiedotustarkoituksiin. Suostumuksen tietojen käsittelyyn tai sen kieltämisen voi eritellä koskemaan vain tiettyjä tiedotuskanavia (esim. sallin sähköisen yhteydenpidon).  Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

• vaatia henkilötietojensa poistamista;

• peruuttaa suostumuksensa ja kieltää  henkilötietojensa käsittely siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rahankeräysluvan saajan oikeutettu etu;

• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle; rahankeräysluvan saaja käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

   

   

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän

tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rahankeräysluvansaaja voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rahankeräysluvansaaja voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen

Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka

sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

 

Pakolliset tiedot

Asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot. Perusteena lakien noudattaminen yhdistyslain, kirjanpidon ja rahankeräyksen osalta.

 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Jäsenyyttä tai lahjoitusta ei voida aloittaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

 

Tietoja saadaan myös lahjoittavilta organisaatioilta

Tietojen luovuttaja on kumppaniorganisaatio kuten kolehdin kerännyt seurakunta tai lahjoittava yritys, joka ilmoittaa omia yhteys-, luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja. Tiedot saadaan kumppaniorganisaatioilta, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä, tai yhdistetään muissa Hengen uudistuksen rekistereissä oleviin tietoihin.

 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja

muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@hengenuudistus.fi

​

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä

ilmoitus on viimeksi päivitetty 22.8.2018.